株式会社サニーフーズ様 導入事例

­ 当時、繁忙期にはどのような依頼や作業が特に集中していましたか？

（Ｉ様）営業業務課で使用する帳票やデータコンバーターのAccessツールの作成・修正依頼が集中していました。お客様や案件ごとにフォーマットや要望が異なり、手作業での帳票作成やデータ登録は労力を要するため、システム管理課にAccessツールの開発依頼が寄せられていました。特に新規取引先様との案件開始時は、営業業務課の要望に応じた新規Accessツールを作成しており、多いときには５件以上の新規作成依頼が重なることもありました。Accessツールはすべて私一人で管理していたため、依頼が重なると他の業務に支障が生じ、優先順位の調整が不可欠でした。また、既存のAccessツールに関しても、受注データのレイアウト変更などをきっかけに不具合が発生し、都度修正をおこなっていました。
Accessツールの作成・修正にあたっては、データの取り扱い方や変更内容の検討は営業業務課が担当し、既存Accessツールの内部処理の確認はシステム管理課が担当していました。
 

­ Accessツールが増えていく中で、特にどのような点にご負担を感じていましたか？

（Ｉ様）直近で作成したAccessツールの保守に関しては問題ありませんでしたが、課題は古いAccessツールの保守でした。もともと継続的な保守を想定していなかったため設計書などの資料はなく、修正時には内容把握だけで３０分程度要する状況が常態化していました。
また、営業業務課の担当者が変わった際に、データコンバートの要件や背景が十分に後任へ引き継がれておらず、確認のための質疑応答が繰り返されることも負担となっていました。

­ 過去のツールはどのように保管していたのでしょうか？

（Ｕ様）営業業務課で得意先案件ごとに保管していましたが、体系的な管理はできていませんでした。
長年使用しているツールであっても内容を資料化していなかったため、依頼当初の担当者がなぜこの仕様にしたのかなどの経緯や背景までは、十分に把握できていない状況でした。

­ 自社で対応しきれない、難しいと感じた部分はどこでしたか？

（Ｉ様）スキル面の問題は一つありました。Accessでの帳票作成が得意でなかったため、依頼内容によっては難しいと判断し、対応できないこともありました。
また、限られた時間の中で、セキュリティ管理やインフラ管理など他の業務との並行作業にも限界を感じていました。
（向山様）部門管理者の立場としては、一名に属人化している状況は把握しつつも、私を含め他の社内メンバーでは、技術力・業務量ともに、カバーしきることは困難でした。しかし、メンテナンスが行えなくなると業務が滞る危険な状況にあり、このまま自社だけで保守を続けることには限界があると感じていました。

­ 初めて当サービスを知った時の印象を教えてください。

（向山様）属人化の課題を抱える中、Accessツール開発を単発で依頼したことはありましたが、保守まで対応可能な企業とはこれまでお付き合いがなかったため驚きました。
（Ｓ様）私も内製Accessの保守サービスは初めて知り、保守を代行してもらえるのは非常に助かるという印象でした。
（Ｉ様）御社のホームページを拝見し、食品業界への理解がある点も魅力でした。Access保守かつ食品業界に精通しているということで、我々が抱える悩みにベストフィットしていました。
（向山様）御社の営業担当の方には我々の悩みを的確に把握していただき、サービスを継続利用することで、弊社をより深く理解いただくと同時に、良い関係性を構築できると感じました。社内への提案にあたっては、Accessツールは間違いなく会社の重要資産であること、そして、数年で200本に増加した状況で、このまま自社管理を継続することのリスクを認識してもらうとともに、御社のような支援体制を備えた企業は稀であることを伝えました。
また、契約面でも柔軟にご対応いただき、非常に助かりました。

­ ご支援開始前に不安だった点や懸念していたことがあれば教えてください。

（Ｉ様）利用開始当初、繁忙期前に常駐していただくにあたり、営業業務課メンバーと御社とのコミュニケーション面で若干の不安がありました。というのも、営業業務課のメンバーはこれまで外部のIT技術者と直接やり取りする機会がほとんどなく、弊社特有の要望やイメージがうまく伝わるのかを懸念していました。しかし、初回の打合せから円滑に進行し、その不安はすぐに払拭されました。
（Ｕ様）弊社特有の言葉や背景に関して、外部のIT技術者への説明となると、人によっては得意・不得意があるため、「これは少し大変そうだな」と思ったのが素直な感想です。しかし、営業業務課としても、仕組みや背景の理解、そして第三者に説明可能な水準まで高めることは必要であり、対応するよう努めました。

­ ­ 導入前後で変化は感じられていますか？

（Ｉ様）まず、シンプルに管理を要するAccessツールの数が減りました。過去に私が作成したAccessツールの修正依頼が来ると、「まだ残っていたのか」と驚くほど、負担が軽減したことを実感しています。
（向山様）私としては、“内製のみの対応”とは異なり、コストを可視化できました。
これまでは「どれだけ大変か」といった主観的な判断が中心でしたが、御社から「このくらいの工数がかかりますね」と具体的に提示されることで、内製すべきか依頼すべきかを、数値を踏まえて判断できるようになりました。
（Ｕ様）外部委託に伴い、要望や仕様を資料化する習慣が定着し、引継ぎ資料としても活用可能になりました。資料化することで各担当者のシステムに対する理解度が向上している点も変化として感じています。
 

­特に助かったと感じた場面はありましたか？

（Ｉ様）情シス支援ラボとは別件の開発案件ですが、かなり複雑な処理をAccessで作り込んでいただいたことです。
（向山様）御社と要件を詰めていく中で、「こういうことはできますか」「ああいったことはできますか」といったように、自社の技術範囲以上の対応が可能となり、お願いして良かったと強く感じています。
（Ｓ様）技術面以外についても、弊社は時期によってばらつきがあり、繁忙期にツールの数が増えるため、社内のリソースを圧迫せずに管理できるようになった点が助かっています。

­当初期待していたこと以外で得られた効果などはありますか？

（Ｉ様）営業業務課からの依頼を他に振り分けられる体制ができ、仕事の進め方が大きく変わりました。社員としての成長に繋がったと感じています。案件を処理する際、内製・委託の判断や管理のスキル経験値も溜まりました。
（Ｓ様）長期にわたり保守サービスを継続することで、弊社独自の表現や業務理解を深めていただき、円滑な意思疎通ができる関係性を築けたことは想定以上でした。
（向山様）共に推進するにあたり、御社から課題管理表ツールもご提案していただき、管理方法に関しても大変勉強になりました。

情シス支援ラボとは？
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長くお付き合いをいただいている理由はどんなところにあると思いますか？

（Ｓ様）弊社に寄り添って考えてくださる点です。システム管理課だけでなく、営業業務課のメンバーが使いやすい環境を整えてくださるなど、寄り添う姿勢が他社にはない魅力と感じており、長くお付き合いさせていただいている最大の理由だと思います。
（向山様）我々は御社にご依頼する立場ではありますが、システム管理課にとっても、営業業務課の担当者にとっても、リソースの面だけでなく、互いに触発し合える良い関係を築けていると感じています。

­ 今後のご支援に対して、さらに期待していることはありますか？

（向山様）Accessツールという点では、営業業務課とは別の部門ではありますが、「Accessで内製した規模の大きい業務システム」があり、この仕組みの保守に関する重要な課題を持っています。また、我々が抱えている課題はAccess保守だけに限定されるものではなく、今後は業務全体をどのように運用し、そのためにどんな開発が求められるのかが問われています。現在、社内プロジェクトを立てて進めていますが、あるべき姿を具現化するためには御社のようなパートナーが不可欠です。
（Ｈ様）私自身としては、これまで様々な依頼をさせていただいた中で、期待以上にこちらの意向を汲み取り、ツールを作成いただいているため、大変満足しています。